Política de Protección de Datos Personales

de Diamond Group Services SAS

en el Marco de la Ley 1581 de 2012

Versión 1.0

Fecha de entrada en vigencia: 01 de octubre de 2024

1. Introducción

Diamond Group Services SAS. (en adelante, “Diamond Group”) es una empresa especialistas en soluciones integrales en asesoría jurídica, contable, tributaria y administrativa entre otras, en Colombia. En el desarrollo de sus actividades, Diamond Group recolecta, utiliza, almacena y protege información personal de sus empleados, clientes, proveedores y demás personas naturales con las que se relaciona.

Esta Política de Protección de Datos Personales establece los términos y condiciones bajo los cuales Diamond Group realiza el tratamiento de dicha información, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y en especial del Decreto 1377 de 2013.

2. Inventario de Datos Personales

Diamond Group mantiene un inventario de las bases de datos y los tipos de datos personales que recolecta, los cuales pueden incluir:

• Datos de identificación: Nombres, apellidos, número de cédula, pasaporte, licencia de conducción.
• Datos de contacto: Dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico.
• Datos laborales: Cargo, experiencia laboral, referencias personales.
• Datos financieros: Información bancaria para el pago de nómina o facturación.
• Datos de seguridad: Registros audiovisuales (fotografías, videos de vigilancia), datos biométricos (huellas dactilares, reconocimiento facial).

3. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Diamond Group recolecta y trata datos personales para las siguientes finalidades:

• Prestación de servicios: Gestión de contacto con nuestros clientes.
• Gestión de clientes: Atención de solicitudes, facturación, envío de información comercial.
• Gestión de proveedores: Selección y contratación de proveedores, pago de facturas.
• Gestión de empleados: Selección de personal, contratación, pago de nómina, administración de prestaciones sociales, control de acceso a las instalaciones.
• Cumplimiento de obligaciones legales: Reportes a autoridades, atención de requerimientos judiciales.

4. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

Diamond Group obtiene la autorización previa, expresa e informada de los titulares de los datos personales para su tratamiento. Esta autorización puede ser otorgada por medios físicos o electrónicos, y se conservará para consulta posterior. En los casos permitidos por la ley, el tratamiento se realizará sin necesidad de autorización.

5. Principios del Tratamiento de Datos Personales

Diamond Group se compromete a realizar el tratamiento de datos personales conforme a los principios de:

• Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la Constitución y la ley.
• Finalidad: Los datos serán recolectados para finalidades determinadas, explícitas y legítimas.
• Libertad: La entrega de datos es voluntaria, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: Los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
• Transparencia: Diamond Group informará al titular sobre la existencia de las bases de datos y la finalidad del tratamiento.
• Acceso y circulación restringida: Los datos serán tratados conforme a las autorizaciones otorgadas y no se circularán entre terceros, salvo las excepciones legales.
• Seguridad: Diamond Group implementará las medidas necesarias para proteger los datos contra pérdida, alteración, acceso no autorizado o cualquier otro riesgo.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

6. Medidas de Seguridad

Para garantizar la seguridad de los datos personales, Diamond Group implementa medidas como:

• Control de acceso físico y lógico a las bases de datos.
• Cifrado de la información.
• Firewalls y sistemas de detección de intrusos.
• Políticas de contraseñas seguras.
• Capacitación al personal en protección de datos.

7. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

8. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos

Para ejercer sus derechos, los titulares de datos personales deben presentar una solicitud escrita al Responsable de Protección de Datos de Diamond Group, a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: sergio.contreras@diamondgservices.com

 La solicitud debe incluir:

• Nombre completo e identificación del titular.
• Descripción clara y precisa de los datos a los que se refiere la solicitud.
• Derecho que desea ejercer.
• Dirección y teléfono de contacto.

Diamond Group dará respuesta a las solicitudes en los plazos establecidos por la ley.

9. Transferencias Internacionales de Datos

En caso de que Diamond Group transfiera datos personales a terceros países, se celebrarán acuerdos que garanticen un nivel adecuado de protección y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

10. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Diamond Group utiliza cookies y otras tecnologías de seguimiento en su sitio web para mejorar la experiencia del usuario y recopilar información sobre cómo se utiliza el sitio.

¿Qué son las cookies?

Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en su dispositivo cuando visita un sitio web. Permiten que el sitio web recuerde sus acciones y preferencias (como inicio de sesión, idioma, tamaño de fuente y otras preferencias de visualización) durante un período de tiempo, para que no tenga que volver a ingresarlas cada vez que regresa al sitio o navega de una página a otra.

 ¿Qué tecnologías de seguimiento utiliza Diamond Group?

Además de las cookies, Diamond Group puede utilizar otras tecnologías de seguimiento como:

• Web beacons: Imágenes electrónicas que permiten contar las visitas a una página o acceder a determinadas cookies.
• Pixels: Códigos que recopilan información sobre la interacción del usuario con el sitio web.
• Almacenamiento local: Mecanismo que permite guardar información en el navegador del usuario.

¿Qué información se recopila?

Estas tecnologías permiten a Diamond Group recopilar información como:

• Dirección IP: Número que identifica la conexión a internet del usuario.
• Tipo de navegador y sistema operativo: Información sobre el software que utiliza el usuario para acceder a internet.
• Páginas visitadas: Registro de las secciones del sitio web que visita el usuario.
• Fecha y hora de la visita: Momento en que el usuario accede al sitio web.
• Enlaces en los que hace clic: Registro de los enlaces que el usuario selecciona en el sitio web.

¿Cómo se utiliza la información?

La información recopilada mediante cookies y otras tecnologías de seguimiento se utiliza para:

• Mejorar la experiencia del usuario: Personalizar el contenido, recordar preferencias, facilitar la navegación.
• Analizar el tráfico del sitio web: Comprender cómo los usuarios interactúan con el sitio web para mejorar su diseño y funcionalidad.
• Monitorear el rendimiento del sitio web: Detectar errores y optimizar la velocidad de carga.
• Mostrar publicidad relevante: Ofrecer anuncios que se ajusten a los intereses del usuario.

¿Cómo controlar las cookies?

Usted puede controlar y/o eliminar las cookies como desee. Puede eliminar todas las cookies que ya están en su ordenador y puede configurar la mayoría de los navegadores para que se impida su instalación. Sin embargo, en ese caso, es posible que tenga que ajustar manualmente algunas preferencias cada vez que visite un sitio y algunos servicios y funcionalidades podrían no funcionar. 

Para obtener más información sobre cómo administrar las cookies, puede consultar la función de “Ayuda” en su navegador o visitar sitios web como www.allaboutcookies.org.

Consentimiento

Al utilizar el sitio web de Diamond Group, usted consiente el uso de cookies y otras tecnologías de seguimiento de acuerdo con esta política.

11. Responsable de la Protección de Datos

Sergio Contreras es el responsable de la atención de consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

12. Modificaciones a la Política

Diamond Group se reserva el derecho de modificar esta política para adaptarla a cambios normativos o a nuevas políticas internas. Las modificaciones se publicarán en [nuestro sitio web o medio de difusión de Diamond Group].

13. Cumplimiento y Aceptación

Al interactuar con Diamond Group, los titulares de datos personales aceptan el tratamiento de sus datos conforme a esta política.

14. Ley Aplicable

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.